Quản lý bán hàng là gì? Giải pháp tối ưu trong thời đại 4.0

Quản lý bán hàng là gì? Giải pháp tối ưu trong thời đại 4.0

Quản lý bán hàng là một trong những khâu vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của mọi công ty, doanh nghiệp. Để đảm bảo về hoạt động kinh doanh, quy trình này cần phải được tối ưu hóa với hệ thống chuyên nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ, hiện nay đã có rất nhiều đơn vị áp dụng những công cụ, phần mềm để quy trình quản lý bán hàng của mình được vận hành một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp không chỉ gặp khó khăn trong vấn đề này mà còn đang đánh giá sai vai trò của quản lý bán hàng. Vậy quản lý bán hàng là gì? có quan trọng không và đầu là giải pháp tối ưu hàng đầu trong thời đại 4.0 của chúng ta?

Quản lý bán hàng là gì?

Đối với những người làm kinh doanh hay những nhân viên đảm nhận các vị trí công việc có liên quan đến điều này, việc trả lời câu hỏi “quản lý bán hàng là gì?” luôn là điều rất đơn giản. Tuy nhiên, liệu có bao nhiêu người trong chúng ta khi đang đọc về bài này có thể đưa ra một đáp án chính xác nhất? Nhất là khi khái niệm về quản lý bán hàng có rất nhiều cách hiểu khác nhau, thứ nhất là do mọi người định nghĩa và thứ hai là do góc độ tiếp cận. Trong bài ngày hôm nay chúng tôi sẽ cùng bạn tiếp cận dựa trên mặt chức năng của quản lý bán hàng được tiến hành ở mọi doanh nghiệp hiện nay.

Quản lý bán hàng là gì?

Theo đó, quản lý bán hàng chính là cả một quá trình hoạch định, xây dựng kế hoạch, thực hiện, điều hành và giám sát hoạt động tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp. Công việc này được thực hiện với các mục tiêu rất rõ ràng, ví dụ như: Giảm chi phí – Tăng doanh thu; Nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng; Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng một cách tối ưu nhất;… Quá trình này sẽ được hướng đến từ cá nhân, đội nhóm hay các phòng ban thực hiện nhiệm vụ bán hàng. Vì vậy mà nó hỗ trợ trực tiếp cho công việc của đội ngũ nhân viên bán hàng, kinh doanh khi triển khai cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Hơn thế, nhiệm vụ của quản lý bán hàng còn liên quan đến việc phân phối hàng hóa hợp lý đến các kênh khác nhau. Như vậy, quản lý bán hàng chính là một khâu quan trọng trong quy trình kinh doanh của các đơn vị. Quản lý bán hàng không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng mà còn là cả với đối tác kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, đây là lý do vì sao quy trình này luôn được kiểm soát chặt chẽ. Ở những doanh nghiệp lớn, sẽ có những giám đốc kinh doanh, trưởng bộ phận bán hàng để đảm nhận về điều này.

Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Khi tìm hiểu về khái niệm quản lý bán hàng, ắt hẳn bạn sẽ bắt gặp thêm một khái niệm nữa là hệ thống quản lý bán hàng được đề cập đến rất nhiều. Vậy hệ thống quản lý bán hàng là gì? Song hành với nhiệm vụ quản lý bán hàng để đảm bảo về hiệu quả, các doanh nghiệp sẽ thiết lập nên một hệ thống chức năng chuyên trách. Vì vậy, có thể hiểu rằng hệ thống bán hàng chính là phương thức, công cụ giúp doanh nghiệp có thể quản lý, giám sát công việc bán hàng của đội ngũ nhân viên của mình một cách tối ưu hơn, chuyên nghiệp hơn.

Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Bởi trong suốt quá trình quản lý hoạt động bán hàng sẽ bị tác động từ rất nhiều yếu tố khác nhau, điều này có thể khiến kết quả cuối cùng bị sai lệch. Khiến các nhà quản trị đưa ra cách đánh giá không chính xác. Vì vậy hệ thống quản lý bán hàng được thiết lập nhằm tối ưu công việc này một cách đảm bảo hơn. Mặt khác khi nhắc đến hệ thống quản lý bán hàng hiện nay, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến các công cụ, phần mềm hỗ trợ tiện ích. Theo đó, chúng sẽ góp phần vào việc tạo dựng nên một quy trình quản lý từ A – Z, giảm thiểu các rủi ro, sai sót so với những cách quản lý cũ trước kia mà các doanh nghiệp vẫn thường sử dụng. Từ đó giúp cho một loạt những công việc cần phải tiến hành trong quản lý bán hàng được tiến hành một cách trôi chảy, dễ dàng hơn.

Tại sao các doanh nghiệp cần phải quản lý bán hàng?

Trong kinh doanh sẽ có rất nhiều vấn đề, công việc cần phải thực hiện và không phải lúc nào chúng ta cũng có thể “cân” được tất cả. Vậy thì tại sao các doanh nghiệp cần phải quản lý bán hàng? tại sao đây lại được coi là một quy trình không thể thiếu? Thực tế với câu hỏi này không khó để chúng ta đưa ra đáp án cho mình. Bán hàng là khâu mang lại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp và đồng thời từ đó giúp xây dựng các mối quan hệ với khách hàng, đối tác. Ẩn sâu hơn còn là tạo dựng giá trị nhận diện cho sản phẩm, thương hiệu giúp bạn dành được thị phần của mình.

Tại sao các doanh nghiệp cần phải quản lý bán hàng?

Đồng thời, quản lý bán hàng còn ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề, khía cạnh khác nhau trong kinh doanh. Đứng ở những góc độ là một nhân viên bán hàng đơn thuần có lẽ sẽ không thể nhận ra được điều này. Nhưng đây cũng chính là những lý do khiến việc quản lý bán hàng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết trong mọi giai đoạn.

•    Quyết định trực tiếp đến việc xây dựng và phát triển của mục tiêu kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp.
•    Đảm bảo sự phù hợp của mạng lướt bán hàng, kênh phân phối dược xây dựng.
•    Quản lý bán hàng tốt còn là nền tảng thúc đẩy cho việc đào tạo được đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, có kỹ năng tốt và đạt được những thành tích cao.
•    Đảm bảo sự chuyên nghiệp, đồng bộ trong các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. 
•    Đưa ra các sự điều chỉnh cần thiết, kịp thời trước những biến động từ thị trường.

Quản lý bán hàng gồm những gì?

Tùy thuộc vào từng lĩnh vực, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp, công ty mà quản lý bán hàng sẽ bao gồm các công việc khác nhau. Từ đó cũng hình thành nên các chức danh nhân sự đảm nhận riêng biệt, nhằm đảm bảo các công việc được vận hành một cách trôi chảy nhất. Những công việc cần phải đảm nhận sẽ được chịu trách nhiệm trực tiếp từ các giám đốc kinh doanh, trưởng bộ phận. Từ đó họ sẽ lên các kế hoạch, phân chia các đầu mục công việc cụ thể cho các công việc. Đối với các lãnh đạo cấp cao họ sẽ không giám sát trực tiếp nhưng sẽ là người nhận báo cáo cuối cùng về kết quả.

Quản lý bán hàng gồm những gì?

Dù có những sự khác nhau nhất định ở mỗi doanh nghiệp, nhưng công việc đối với quản lý bán hàng sẽ bao gồm những điều như sau:

•    Xây dựng chiến lược phân phối sản phẩm của doanh nghiệp.
•    Xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng từ nghiệp vụ cho đến kiến thức sản phẩm, kỹ năng cần thiết.
•    Thiết lập chính sách bán hàng, tuyển dụng bộ phận bán hàng cho doanh nghiệp.
•    Thiết lập kế hoạch bán hàng.
•    Quản lý đối ngũ nhân viên bán hàng, khách hàng của doanh nghiệp.
•    Huấn luyện nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên bán hàng.
•    Đo lường, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc bán hàng.
•    …

Ngoài ra, quy trình quản lý bán hàng còn được phân định là 3 mảng chính mà bạn cần phải nắm rõ, đó là: Quản lý hoạt động bán hàng – Chiến lược bán hàng – Phân tích hoạt động bán hàng. Đây được coi là ba yếu tố quan trọng nhất trong hoạt động quản lý bán hàng của mọi doanh nghiệp. Dù trên thực tế, chúng có thể bị thay đổi đôi chút để phủ hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.

Các bước xây dựng quy trình quản lý bán hàng

Một quy trình quản lý bán hàng đúng chuẩn sẽ phải bao gồm các chuỗi hành động cụ thể, dễ dàng triển khai vào thực tế giúp những cá nhân đảm nhận trực tiếp có thể tiến hành một cách dễ dàng. Hơn thế, quy trình bán hàng hiệu quả còn giúp các nhà lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình bán hàng của mình, nhanh chóng phát hiện ra các cơ hội, rủi ro từ thị trường. Theo đó, để xây dựng bạn cần tuân thủ các bước quản lý bán hàng như sau:

Các bước xây dựng quy trình quản lý bán hàng

Bước 1 – Xây dựng mục tiêu và thiết lập tiêu chuẩn đội ngũ bán hàng: Đây là hai điều bạn cần phải thực hiện ngay trong bước đầu tiên này. Mục tiêu rõ ràng, tiêu chuẩn đội ngũ bán hàng rõ ràng sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan nhất. Từ đó đưa ra những kế hoạch triển khai thực tế.

Bước 2 – Hoạch định chiến lược bán hàng: Điều này sẽ cần sự tham gia của các bộ phận bán hàng đồng thời các nhân sự của các phòng ban khác, thậm chí là có cả đội ngũ ban lãnh đạo. Chiến lược bán hàng chính là việc bạn đưa ra các bước, kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu trên. 

Bước 3 – Tuyển dụng và đạo tạo đội ngũ nhân viên bán hàng: Khi đã có được tiêu chuẩn về đội ngũ nhân viên rất rõ ràng, lúc này hãy tiến hành việc tuyển dụng và đào tạo họ theo những định hướng của mình.

Bước 4 –  Phân bổ chỉ tiêu và triển khai chiến lược bán hàng: Hãy phân bổ chi tiêu đến từng cá nhân một để tiến hành triển khai chiến lược bán hàng mà bạn đã xây dựng trước đó.

Bước 5 – Chăm sóc khách hàng: Bước này sẽ khiến nhiều bạn khá là bất ngờ, tuy nhiên hãy nhớ rằng một trong những nhiệm vụ của quản lý bán hàng chính là xây dựng nên mối quán hệ gắn bó, tốt đẹp giữa người bán và người mua.

Bước 6 – Giám sát, đánh giá hiệu quả: Thực tế công việc giám sát sẽ được tiến hành song song khiến triển khai chiến lược bán hàng. Như vậy mới có thể giúp các nhà quản trị đánh giá chính xác được mức độ hiệu quả, cũng như phát hiện ra những “lỗ hổng” gây rủi ro cho doanh nghiệp của mình.

Những bất cập trong quản lý bán hàng thường gặp

Trong mọi khâu quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng sẽ luôn xuất hiện những bất cập, phát sinh mà không phải lúc nào chúng ta cũng có thể kiểm soát tốt ngay từ đầu. Tuy nhiên, đây cũng chính là lý do khiến hiệu quả công việc bị giảm sút đi rất nhiều. Trong khi đó, quản lý bán hàng lại liên quan trực tiếp đến mặt doanh thu, lợi nhuận, mối quan hệ với khách hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, mọi điều cần phải tối ưu nhất có thể nếu không sẽ rất dễ tạo ra những sai số, nhầm lẫn nghiêm trọng. Theo đó, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể gặp những vấn đề sau đây trong quy trình quản lý bán hàng của mình.

Những bất cập trong quản lý bán hàng thường gặp

•    Tính toán thủ công: Trong thời đại công nghệ phát triển, nhưng có rất nhiều đơn vị hiện nay và điển hình kinh doanh theo hộ gia đình vẫn tính toán thủ công. Có thể là sử dụng máy tính hay các hàm tính trong execl, tuy nhiên nếu nhậm sai dữ liệu hay ghi chép sổ sách thì việc mấy dữ liệu, sai số là điều không tránh được.

•    Dễ mất khách: Quy trình quản lý bán hàng rườm rà, rắc rối của doanh nghiệp khiến việc xử lý đơn hàng mất nhiều thời gian hơn, nhầm lẫn là điều không tránh được. Như vậy, những điều này sẽ dẫn đến việc bạn bị rất dễ bị mất khách và khó tạo được nên tệp khách hàng trung thành lớn.

•    Khó kiểm soát kho hàng: Thực tế thì khi quản lý bán hàng thì khâu kiểm soát kho hàng ở nhiều doanh nghiệp đang làm trược được triệt để. Nhất là trong vấn đề hàng hoàn, từ đó dẫn đến sự sai lệch về doanh thu thực tế, số lượng hàng bán thực tế.

•    Mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới: Nếu quy trình quản lý bán hàng trước đó của bạn là thủ công thì điều này lại càng không tránh được. Các bạn có thể thấy rằng, hầu hết các đơn vị đều mất rất nhiều thời gian trong việc đào tạo nhân viên mới. Tất nhiên, nó sẽ là hao tốn các nguồn lực thực tế của doanh nghiệp.

•    Quy trình vận hành chậm chạp: Có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa biết cách làm sao để tối ưu quy trình quản lý bán hàng của mình. Dẫn đến việc công việc bị ứ đọng, mãi không được giải quyết.

Ngoài ra, còn có rất nhiều bấp cập khác sẽ phát sinh trong quản lý bán hàng và nhất là khi đơn vị của bạn đang tiến hành điều này dựa trên các phương thức thủ công nhiên hơn. Chưa kể việc thực hiện chưa được chuẩn hóa với một quy trình tiến hàng đúng chuẩn sẽ gây ra rất nhiều rắc rỗi, “lỗ hổng” khi áp dụng vào thực tế.

Làm sao để giải quyết tốt các vấn đề trong quản lý bán hàng?

Sau phần tìm hiểu trên, có lẽ “Làm sao để giải quyết tốt các vấn đề trong quản lý bán hàng?” sẽ là câu hỏi được nhiều người đặt ra ngay lập tức. Tất nhiên, đối với câu hỏi này sẽ cần phải dựa vào trường hợp thực tế mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải để đưa ra các phương án chi tiết và hiệu quả nhất. Mặt khác, không phải lúc nào bạn cũng có thể giải quyết được triệt để những vấn đề mà mình đang gặp phải. Vì vậy, sau đây chúng tôi sẽ đưa ra những gợi ý để bạn tối ưu hơn quy trình quản lý bán hàng của mình và đồng thời có thể áp dụng để giải quyết những bất cập trên.

Làm sao để giải quyết tốt các vấn đề trong quản lý bán hàng?

•    Xây dựng chiến lược, kế hoạch quản lý bán hàng chi tiết: Nếu quy trình quản lý bán hàng của bạn đang phát sinh rất nhiều bất cập thì đây là lúc bạn cần xây dựng lại các chiến lược, kế hoạch của mình. Càng chi tiết bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu và lúc này còn cần phải dựa vào những thông tin, tình hình thực tế của mình.

•    Ứng dụng công nghệ vào quản lý bán hàng: Các bạn có thể dễ dàng nhận thấy rằng, quy trình quản lý bán hàng thủ công bao giờ cũng dễ phát sinh nhiều vấn đề hơn cả. Vì vậy, đừng ngần ngại ứng dụng công nghệ vào công việc này, vì nó không chỉ giúp đảm bảo về hiệu quả, nâng cao hiệu suất mà còn tối ưu được các nguồn lực của doanh nghiệp.

•    Sắp xếp hàng hóa khoa học: Công nghệ đôi khi chỉ là một phần, nhất là đối với việc sắp xếp hàng hóa vẫn phải có sức người động vào. Hơn thế việc sắp xếp hàng hóa ngẫu nhiên, bừa bãi cũng chính là lý do tạo ra nhiều khó khăn hơn cho quy trình quản lý bán hàng của bạn.

•    Thiết lập quy trình đào tạo nhân viên mới rõ ràng: Thông thường chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới. Vì vậy hãy thiết ngay một quy trình đào tạo nhân viên mới rõ ràng ngay lúc này cho mình. Sau đó, đội ngũ nhân viên của bạn dù là người mới cũng có thể nhanh chóng bắt kịp được tiến độ công việc.

Giải pháp tối ưu quy trình quản lý bán hàng trong thời đại 4.0

Trong thời đại công nghệ số 4.0, đã có rất nhiều tiện ích được thiết lập và điều này giúp cho cuộc sống và công việc của chúng ta trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Ngay cả trong quản lý bán hàng, các quy trình thủ công đang dần được thay thế bằng những công cụ, phần mềm tối ưu hơn. Giảm thiểu sức người và nâng cao hiệu suất làm việc hơn rất nhiều. Trong đó, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đang được mệnh danh chính là giải pháp tối ưu quy trình quản bán hàng ở thời buổi kinh doanh đổi mới của chúng ta hiện nay.

Giải pháp tối ưu quy trình quản lý bán hàng trong thời đại 4.0

Phần mềm quản lý bán được thiết kế với việc tích hợp các công cụ, tính năng chuyên dụng phục vụ cho công việc này. Từ đó, giúp công việc được đảm bảo hơn rất nhiều, ngay ở cả quy mô lớn, hàng hóa đa dạng hay đội ngũ nhân viên bán hàng đông đảo. Thậm chí có rất nhiều phần mềm được thiết kế với một quy trình toàn diện, chuyên sâu nhất giúp tối ưu các khâu quản lý một cách chặt chẽ nhất. Tránh được tình trạng thất thoát, mất dữ liệu và đồng thời đo lường hiệu quả công việc của từng cá nhân. Từ đó các nhà quản lý, lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát mọi việc trong tầm tay ở bất kì đâu. Nhất là đối với những phần mềm hiện nay đã được tích hợp trên nhiều phương tiên sử dụng khác nhau.

Mong rằng, với những thông tin được gửi đến trong khuôn khổ bài viết lần này không đơn thuần chỉ giúp bạn hiểu quản lý bán hàng là gì mà còn biết rõ được những khía cạnh khác nhau liên quan chặt chẽ đến công việc này. Quản lý bán hàng là khâu vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải chú trọng đến. Nhất là khi quy mô ngày càng mở rộng, đội ngũ nhân viên bán hàng ngày càng gia tăng về số lượng. Nếu bạn không thiết lập được một quy trình quản lý tối ưu ngay từ đầu thì rất dễ phát sinh rất nhiều vấn đề “đau đầu”.