Thế nào là một phần mềm quản lý đơn hàng online tốt, nên chọn?

Thế nào là một phần mềm quản lý đơn hàng online tốt, nên chọn?

Để nâng cáo hiệu quả kinh doanh, tối ưu năng suất làm việc thì việc tìm kiếm phần mềm quản lý đơn hàng online hay phần phần mềm chốt đơn online đang nhận được sự quan tâm của rất nhiều người. Hoạt động kinh doanh online tưởng chừng như rất đơn giản nhưng khi quy mô ngày càng mở rộng, các đơn hàng gia tăng thì việc quản lý bằng sổ sách, file Excel thường bộ lộ ra rất nhiều hạn chế nhất định. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay đã có rất nhiều đơn vị cung cấp loại phần mềm này. Vậy thế nào là một phần mềm quản lý đơn hàng online tốt, nên chọn? Hãy cùng chúng tôi đi tìm lời giải đáp ngay sau đây nhé.

Phần mềm quản lý đơn hàng online là gì?

Kinh doanh, bán hàng online đang là xu thế trong thời đại công nghệ 4.0 từ các cá nhân nhỏ lẻ cho đến các công ty, doanh nghiệp lớn cũng đang chú trọng trong việc chuyển đổi mô hình phát triển này. Tưởng như việc kinh doanh online sẽ “nhàn hạ” hơn việc mở cửa hàng, bán offline rất nhiều vì bạn có thể bán hàng ở bất kì đâu, mọi thời điểm trong ngày. Tuy nhiên, các chủ bán hàng online thực tế cũng “mất ăn mất ngủ” bởi có vô vàn vất đề liên quan cần phải giải quyết. Nhất là khi họ tiến hàng bán hàng online trên nhiều kênh khác nhau, nhiều nhân viên, đơn hàng tăng nhiều, khách hàng tương tác liên tục, nhiều đơn đi một lúc,…

 

Phần mềm quản lý đơn hàng online là gì?


Nếu không kiểm soát được những vấn đề này thì hiệu quả sẽ không thể đảm bảo, chưa kể đến tình trạng thất thoát đơn hàng, đơn hàng bị hoàn trả lại,… Vì vậy phần mềm quản lý đơn hàng online được ra đời với mục đích hỗ trợ các nhà kinh doanh quản lý các khâu liên quan đến đơn hàng một cách tối ưu nhất. Từ khâu chốt đơn, chia sale, vận đơn, hoàn đơn cho đến kiểm soát đơn hàng trong kho còn bao nhiêu, sản phẩm nào bán chạy nhất, sản phẩm nào gần hết,… Tất cả sẽ được gói gọn trong một quy trình khép kín, với các công năng được tích hợp sẽ giúp việc quản lý trở nên “dễ thở” hơn rất nhiều.


Phần lớn các công ty phát triển phần mềm hiện nay sẽ cung cấp phần mềm quản lý đơn hàng online hay phần mềm quản lý chốt đơn hàng online vào cùng một hệ thống quản lý bán hàng online chung. Bởi các số liệu, các khâu vận hành cần có sự liên kết với nhau. Ngay cả các phần mềm được tách riêng biệt, nhưng vẫn sẽ cần phải dùng đến các data liên quan trong khâu quản lý các kênh bán hàng. Điều này sẽ tạo sự thuận tiện hơn rất nhiều cho người dùng để có thể quản lý mọi hoạt động liên quan đến đơn hàng của mình một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online

Thông thường khi mới bắt đầu kinh doanh online một thời gian thì số đông mọi người sẽ tự mình quản lý các đơn hàng theo các cách thông dụng như ghi chép bằng sổ sách, thống kê trong các file Excel. Tuy nhiên, khi các đơn hàng ngày càng tăng và điển hình là việc triển khai cùng lúc nhiều kênh bán hàng khác nhau thì những phương án này sẽ không còn khả thi nữa. Hơn thế, việc sử dụng phần mềm trong kinh doanh ắt hẳn không phải là điều gì quá xa lạ trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay.


Theo đó, việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online luôn mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng. Đây cũng chính là lý do vì sao, chỉ sau khi tìm hiểu và trải nghiệm một thời gian ngắn đã quyết định sử dụng lâu dài ngay cho nhu cầu của mình.

 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng online


+ Kiểm soát đơn hàng đảm bảo nhất: Một trong những khó khăn của người kinh doanh online khi bán hàng trên nhiều kênh, nhiều nhân viên không biết đơn hàng từ đâu về, của ai, vận chuyển như thế nào. Nhưng khi sử dụng phần mềm bạn sẽ biết đơn hàng từ đâu về, nhân viên nào chốt sale, tình trạng đã được xử lý ra sao,…


+ Xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng: Nếu thông thường bạn bán hàng trên Facebook, Zalo hay Website sẽ mấy khá nhiều thời gian để chốt xong một đơn hàng. Bởi nếu khách hàng hỏi đơn hàng này vận chuyển bao nhiêu ngày, phí ship là bao, còn mẫu khác không,… bạn sẽ phải mất công đi tìm lại. Nhưng trên hệ thống phần mềm mọi thông tin đều được tích hợp, nên có thể nhanh chóng trả lời khách hàng hơn.


+ Giảm tỷ lệ sai sót, thất thoát: Khi quản lý bằng sổ sách, Excel thì trường hợp sai sót về số liệu là điều không tránh được. Tuy nhiên, nếu dùng phần mềm hâu nhập data ban đầu được đảm bảo thì sẽ giảm tỷ lệ sai sót, thất thoát xuống mức tốt nhất.


+ Nâng cao năng suất làm việc, quản lý nhân viên: Sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn và các nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn. Hơn thế, thông qua các báo cáo đơn hàng, doanh thu bạn sẽ đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên một.

Thế nào là một phần mềm quản lý đơn hàng online tốt, nên chọn?

Không chỉ có các phần mềm nước ngoài, hiện nay đã có rất nhiều đơn vị trong nước đã phát trển các phần mềm quản lý đơn hàng online vô cùng nổi tiếng và được các cá nhân, doanh nghiệp đánh giá rất cao. Tuy nhiên, giữa rất nhiều những cái tên khác nhau như vậy, ắt hẳn nhiều người sẽ không khỏi băn khoăn khi lựa chọn. Theo đó, một phần mềm quản lý đơn hàng online được đánh giá là tốt, phù hợp và nên lựa chọn để sử dụng cần đảm bảo những yếu tố như sau:

Giao diện thân thiện, thao tác sử dụng đơn giản

 

Giao diện thân thiện, thao tác sử dụng đơn giản


Không phải ai cũng có kiến thức công nghệ và kỹ năng sử dụng các loại phần mềm một cách thành thạo. Ngay cả khi người chủ giỏi về mảng này, nhưng chưa chắc các nhân viên cũng sẽ đều như thế. Vì vậy, một phần mềm tốt nên chọn cần phải có giao diện thân thiện và thao tác sử dụng đơn giản. Nếu ngay khi vừa mở ra giao diện quá phức tạp, khó theo dõi thì việc kiểm soát, quản lý đơn hàng thông qua phần mềm cũng không được gọi là tối ưu nữa. Hơn thế, các thao tác sử dụng phải đơn giản để quá trình xử lý thông tin mới rút ngắn được thời gian so với cách thủ công.

Khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác

Đây là yếu tố rất quan trọng trong việc quản lý đơn hàng, đặc biệt là lúc chốt đơn. Các dữ liệu được xử lý không chỉ nhanh chóng mà phải còn chính xác. Nếu không sẽ tạo ra ảnh hưởng liên tiếp đến các khâu liên quan sau này. Mặt khác tốc độ xử lý thông tin là điều rất quan trọng trong khâu quản lý cũng như bán hàng. Ví dụ, bạn đang tư vẫn khách hàng, khách muốn xin thông tin chi tiết về sản phẩm như các phiên bản khác nhau, giá ship,… Nếu việc xử lý data lâu, khiến khách hàng phải đợi sẽ tạo ra tâm lý rất khó chịu và thiếu chuyên nghiệp.

Các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng

 

Các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng


Mỗi một phần mềm quản lý đơn hàng online khác nhau, ngoài những tính năng cơ bản ra thì còn được tích hợp những tính năng, công cụ khác. Tuy nhiên, không phải cứ càng nhiều tính năng thì đều sẽ là phần mềm tốt mà chúng ta hướng đến việc sử dụng. Bạn cần phải đánh giá dựa trên như cầu thực tế của mình, cần sử dụng đến đâu, cần hỗ trợ những gì. Về cơ bản các tính năng được tích hợp của phần mềm phải hỗ trợ tối ưu nhất cho nhu cầu sử dụng thực tế của bạn.

Tích hợp tính năng liên quan hỗ trợ và mở rộng, tùy biến linh hoạt

Để việc quản lý đơn hàng online trở nên hiệu quả hơn cũng như tạo ra một quy trình vận hành đảm bảo, các bạn nên cân nhắc đến các phần mềm được tích hợp thêm các tính năng liên quan hỗ trợ như tích hợp vận chuyển, tích hợp chăm sóc khách hàng, quản lý Fanpage,… Đặc biệt, với những ai kinh doanh online cùng lúc trên nhiều nền tảng sẽ cần sử dụng đến rất nhiều. Ngoài ra, theo thời gian quy mô sẽ không ngừng mở rộng và phát triển. Vì vậy, cần ưu tiên các phần mềm có khả năng mở rộng và tùy biến chức năng một cách linh hoạt.

Bảo mật data, phân quyền chi tiết

 

Bảo mật data, phân quyền chi tiết


Một vấn đề thường gặp ở rất nhiều cá nhân hay doanh nghiệp trong kinh doanh đó là thông tin khách hàng thường đi liền với nhân viên sale. Nếu nhân viên nghỉ, các tệp khách hàng này cũng gần như bị mất đi hoặc khó có thể kiểm soát một cách chính xác. Chưa kể, data còn có thể bị mất, xóa hay đánh cắp bất cứ lúc nào. Vì vậy, lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng online bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng về khả năng bảo mật data. Kèm theo đó là hệ phân quyền sử dụng cho từng tài khoản phải chi tiết để dễ dàng kiểm soát.

Đồng bộ thông tin quản lý đơn hàng từ các kênh

Trong trường hợp bạn bán hàng online cùng lúc trên nhiều kênh khác nhau như Website, Zalo, Facebook,… tất nhiên việc quản lý đơn hàng sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Vì vậy, để có thể quản lý hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tránh thất thoát thì phần mềm cần phải có sự đồng bộ thông tin quản lý đơn hàng từ các kênh thay vì quản lý trên các màn khác nhau. Từ đó chúng ta sẽ biết được đơn hàng về từ kênh nào, hiệu quả kênh nào đang hoạt động tốt hơn. Sau đó có thể sử dụng data này để xây dựng và điều chỉnh các chiến lược marketing phù hợp hơn. 

Uy tín thương hiệu của đơn vị cung cấp

 

Uy tín thương hiệu của đơn vị cung cấp


Tất nhiên, dù mua sắm bất kể một sản phẩm hay dịch vụ nào đó chúng ta vẫn thường có thoi quen cân nhắc đến thương hiệu cung cấp. Một thương hiệu uy tín cũng giống như một tấm phiếu bảo hành cho sản phẩm lâu dài. Bởi không phải ngẫu nhiên mà một thương hiệu, một đơn vị được người tiêu dùng và các tổ chức đánh giá là uy tín. Có rất nhiều tiêu chí mà họ cần phải đảm bảo song hành, nên việc lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng online từ những đơn vị này sẽ giúp chúng ta an tâm hơn rất nhiều.

Nên chọn phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí hay trả phí?

Với những ai đã từng tìm hiểu về loại phần mềm này, chắc hẳn sẽ biết rõ ngoài những phần mềm bản quyền ra thì chúng ta có thể sử dụng những phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí. Tức là các bạn sẽ sử dụng mà không phải chi trả bất kì một đồng nào. Nghe đến đây có lẽ nhiều bạn sẽ không ngần ngại lựa chọn ngay những phần mềm miễn phí đầy hấp dẫn này. Tuy nhiên, theo trải nghiệm sử dụng của chúng tôi thì nếu như bạn muốn thử sử dụng, tìm hiểu thì có thể ứng dụng trước các phần mềm miễn phí này. Còn nếu xác định sử dụng lâu dài thì không nên, bởi phần mềm miễn phí có rất nhiều điểm hạn chế.

 

Nên chọn phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí hay trả phí?


Điển hình là độ bảo mật data rất kém, các tính năng không đa dạng không có sự tích hợp hay nâng cấp theo thời gian. Ngoài ra, sẽ không có ai hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm như thế nào. Có nghĩa bạn sẽ phải tự tìm hiểu, tự nghiên cứu về cách sử dụng ra sao. Chưa kể kèm theo đó còn là rất nhiều những bất cập khác kéo theo, nên việc sửa dụng phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí thực tế lại mang đến rất nhiều sự bất tiện cho người dùng. Ngoài ra, các phần mèm quản lý đơn hàng online bản quyền hiện nay cũng có mức phí rất hợp lý, không quá đắt đỏ.


Phần mềm quản lý đơn hàng online đã và đang mang lại rất nhiều sự tiện ích cho người dùng, chuyển đổi mô hình kinh doanh sang hướng chuyên nghiệp và hiện đại hóa. Hơn thế, nó phù hợp cho tất cả những cá nhân, công ty và doanh nghiệp đang phát triển kinh doanh online. Dựa trên những yếu tố trên chúng tôi tin rằng bạn sẽ lựa chọn được phần mềm tốt nhất và phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng của mình lúc này.