Hé lộ 8 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm CRM

Hé lộ 8 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm CRM

Có một thực tế rằng phần mềm CRM rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng ngay lập tức. Tuy nhiên, về mặt lâu dài cùng với xu hướng mở rộng quy mô thì đây chắc chắn sẽ là một phần không thể thiếu. Vậy khi nào doanh nghiệp cần phải sử dụng đến phần mềm quản lý quan hệ khách hàng này? 8 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần phần mềm CRM dưới đây sẽ mang đến một đáp án hoàn chỉnh nhất cho vấn đề đang được rất nhiều người quan tâm này.

Vì sao phần mềm CRM lại quan trọng với doanh nghiệp?

Việc áp dụng các phần mềm vào quy trình làm việc, thay đổi một cách quản lý mới là quyết định rất lớn đối với người chủ doanh nghiệp, nhà quản lý. Nhất là trong thời buổi công nghệ số đã tạo nên rất nhiều ưu thế cạnh tranh cho các nhà kinh doanh, việc không nắm bắt, thay đổi kịp thời hoàn toàn có thể khiến doanh nghiệp của bạn trở nên “lạc hậu”. Điển hình là việc sử dụng phần mềm CRM, được biết đến nhưng một giải pháp hiệu quả trong việc quản lý quan hệ khách hàng với những công cụ tiện ích được tích hợp.

 

Vì sao phần mềm CRM lại quan trọng với doanh nghiệp?


Có thể nói mục đích sử dụng CRM rất đơn giản, đó là cải thiện mối quan hệ giữa người bán và người mua trong kinh doanh. Chỉ một cụm từ này thế nhưng lại nói nên tầm quan trọng rất thiết yếu của phần mềm CRM đối với các doanh nghiệp hiện nay. Bởi thay vì tập trung vào việc phát triển sản phẩm như trước kia, với sự thay đổi của thị trường việc chuyển hướng sang khách hàng với một dịch vụ chăm sóc tốt nhất lại được chú trọng hơn rất nhiều. Tuy nhiên, ngay cả khi xây dựng cả một bộ phần chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp thì vẫn còn rất nhiều sự hạn chế, bất cập.


Bằng việc thu thập, sắp xếp và phân tích những dữ liệu khách hàng, phần mềm CRM sẽ giúp bạn đưa ra những đánh giá cụ thể hơn cùng việc áp dụng các chiến lược tiếp thị hiệu quả nhất. Từ đó vừa giảm chi phí mà lại tăng doanh thu, trên thực tế những doanh nghiệp thành công đều nhờ tăng hơn 80% doanh thu đến từ quy trình chăm sóc khách hàng cũ hiệu quả thông qua hệ thống CRM. Ngoài ra, không chỉ giúp “nâng cấp” quá trình chăm sóc khách hàng, kinh doanh mà thông qua đó nhà quản lý, chủ doanh nghiệp còn kiểm soát tốt hơn hiệu quả kinh doanh cùng năng suất làm việc của các nhân viên.

Những dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp đang cần sử dụng CRM

Như chúng tôi đã đề cập đến, không phải mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng đến phần mềm CRM. Nếu bạn chỉ vừa khởi nghiệp, lượng khách hàng ít, data không quá nhiều và nhân viên đều có thể xử lý một cách tốt nhất thì đương nhiên việc sử dụng là điều chưa cần thiết. Tuy nhiên, nếu có một trong 8 dấu hiệu dưới đây thì người chủ doanh nghiệp, nhà quản lý cần phải cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm CRM ngay lập tức.

Dữ liệu khách hàng bị phân tách ở nhiều nơi không đồng bộ

 

Dữ liệu khách hàng bị phân tách ở nhiều nơi không đồng bộ


Đây được coi là dấu hiệu rõ ràng nhất, như một cảnh báo đối với việc cần phải sử dụng phần mềm CRM. Trong kinh doanh, đặc biệt là để có thể cạnh tranh với các đối thủ của bạn thì dữ liệu khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng. Trước khi sử dụng phần mềm CRM, phần lớn các doanh nghiệp sẽ sử dụng rất nhiều công cụ để lưu trữ thông tin khách hàng như Excel, Gmail, sổ sách, Drive,… Như vậy, điều này cũng đồng nghĩa với việc data sẽ bị phân tách ở nhiều nơi không đồng bộ trong khâu quản lý. Mỗi khi cần sử dụng data nhân viên phải mất rất nhiều thời gian tìm kiếm lại. Nếu doanh nghiệp của bạn có lượng khách hàng nhiều thì đây chính là một khó khăn vô cùng rất lớn.

Dữ liệu không có tính chia sẻ, thừa kế

Một trong những khó khăn rất lớn trong khâu quản lý data theo các phương thức thủ công chính là không có tính chia sẻ, thừa kế. Điều này cũng khiến các phòng ban không có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Ngay cả việc chia sẻ với nhau thông qua các link drive trên hệ thống cũng gặp rất nhiều bất cập. Chưa kể một trong những điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng, đó là khi nhân viên kinh doanh nghỉ thì data khách hàng họ đang quản lý cũng “đi theo” khi không được kế thừa lại. Chính vì vậy, đây chính là lý do việc sử dụng phần mềm CRM là điều cần thiết lúc này. Hệ thống CRM sẽ tự động lưu trữ toàn bộ data khách hàng một cách tự động, đầy đủ. Các tài khoản được phân quyền đều có thể truy cập vào để sử dụng dữ liệu một cách dễ dàng.

Khó xác định khách hàng tiềm năng đến từ đâu

 

Khó xác định khách hàng tiềm năng đến từ đâu


Việc xác định khách hàng tiềm năng đến từ đâu, những kênh nào dựa trên việc nghiên cứu hành vi người dùng, thị trường phần lớn sẽ được các doanh nghiệp chuẩn bị rất kĩ lưỡng. Tuy nhiên, theo khảo sát có đến 50% doanh nghiệp ngay cả khi đã phát triển được một thời gian vẫn chưa chắc chắn được khách hàng tiềm năng của mình đến từ đâu. Nhất là khi sử dụng, kết hợp nhiều kênh để bán hàng cũng như tiếp thị trên nhiều hình thức. Việc không xác định khách hàng tiềm năng đến từ đâu một cách chính xác, hoàn toàn khiến doanh nghiệp của bạn lãng phí một khoản ngân sách rất lớn cho các chiến dịch tiếp thị, quảng cáo.

Dữ liệu bảo mật kém, không có tính phân quyền

Nếu như doanh nghiệp của bạn đang sử dụng Drive hay Excel để lưu trữ data khách hàng thì có thể dễ dàng nhận thấy rằng việc bảo mật là rất kém. Chưa kể việc phần quyền người dùng là rất khó, không thể kiểm soát một cách chính xác. Không phủ nhận rằng, những công cụ này vẫn có rất nhiều tính năng linh doanh. Nhưng để quản lý dữ liệu khách hàng theo hướng chuyên nghiệp là điều chưa được đảm bảo. Điển hình như việc bảo mất, nếu để đối thủ của bạn lấy cắp được data khách hàng sẽ khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro. Chưa kể đến việc, ngay chính nhân viên của bạn cũng có thể bị làm mất data do quá trình làm việc không đảm bảo đúng quy trình.

Khả năng phân tích dữ liệu kém

 

Khả năng phân tích dữ liệu kém


Thu thập, thống kế data khách hàng không chỉ để về tổng hợp lại cho có mà chúng được dùng để phân tích dựa trên các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, với các hình thức lưu trữ phổ biến thì gần như khả năng phân tích là đều không có hoặc rất kém. Như vậy, việc phân tích dữ liệu sau khi tổng hợp lại sẽ được tiến hành một cách thủ công mất rất nhiều thời gian. Nếu sai số, sai dữ liệu đương nhiên những phân tích cuối cùng đều sẽ không thể sử dụng được. Trong khi đó việc phân tích dữ liệu là điều rất quan trọng để bạn hiểu rõ hơn về khách hàng của. Với hệ thống CRM thì điều này luôn được đảm bảo, từ những phân tích dựa trên data thực tế bạn sẽ biết khách hàng mình là ai, họ đang cần gì, họ đang ở đâu,…

Tỷ lệ quay lại mua hàng thấp

Nếu tỷ lệ quay lại mua hàng là rất thấp thì chắc chắn việc sử dụng phần mềm CRM đối với doanh nghiệp của bạn là điều cần thiết lúc này. Hãy luôn nhớ rằng số tiền đầu tư cho một khách hàng mới có thể lớn đến hơn 4 – 5 lần so với khách hàng cũ. Nhưng doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô không ngừng tăng, trên thực tế họ đều có tỷ lệ quay lại mua hàng rất cao. Biến khách hàng cũ thành khách hàng trung thành, thậm chí trở thành một kênh quảng cáo vô cùng hiệu quả mà hoàn toàn không mất phí. Khi khả năng giữ chân khách hàng của các bộ phận liên quan là quá thấp thì hãy để phần mềm CRM nâng cấp cho doanh nghiệp của bạn.

Hạn chế trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh

 

Hạn chế trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh


Đơn hàng ngày càng bán được nhiều hơn, khách hàng mới ngày càng tăng nhiều, nhân sự cũng tăng theo chắc chắn việc quản lý của những người chủ doanh nghiệp theo các phương pháp truyền thống sẽ khó có thể đảm bảo được nữa. Nhất là khi bạn không nắm chắc được hiệu suất làm việc của mỗi người, khách hàng về từ kênh nào là tốt nhất,  lượng khách hàng quay lại mua là bao nhiêu,… Dù có các báo cáo được nhân viên cập nhật liên tục, nhưng để xem được hết cũng mất rất nhiều thời gian. Chưa kể bạn phải tự mình phân tích, tổng hợp và đánh giá một cách kỹ lưỡng. Điều này hoàn toàn tạo ra những hạn chế nhất định trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Khó khăn trong việc quản lý từ xa

Ắt hẳn không một chủ doanh nghiệp, nhà quản lý nào cũng có thể 24/24 giờ ngồi tại văn phòng để quản lý các công việc kinh doanh liên quan. Ngày nghỉ rồi ngày đi công tác, gặp gỡ đối tác,… nếu phát sinh ra các tình huống trong lúc này thì để cách nào giúp bạn nắm bắt được nhanh nhất và kịp thời đưa ra các giải pháp phù hợp? Đương nhiên, nếu bạn sử dụng phần mềm CRM thì việc quản lý doanh nghiệp từ xa là điều hoàn toàn dễ dàng ngay cả khi không có những chiếc laptop ngay bên cạnh. Đơn giản chỉ cần chiếc máy tính bảng hay một chiếc điện thoại thông minh là mọi việc đều có thể nắm bắt trong tầm tay của nhà quản lý.

Tiêu chí đánh giá một phần mềm CRM tốt

Nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế cùng sự phát triển của ngành công nghệ - thông tin, hiện nay đã và đang có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm CRM mang đến giải pháp quản lý, chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn cho các doanh nghiệp. Ngoài việc cân nhắc có nên dùng phần mềm CRM hay không thì việc lựa chọn phần mềm nào phù hợp nhất cho mô hình doanh nghiệp là điều quan trọng không kém. Nhiều sự lựa chọn cũng là một điểm rất tốt, nhưng đôi khi cũng chính bởi vì thế mà chúng ta không tránh khỏi việc “hoang mang”.

 

Tiêu chí đánh giá một phần mềm CRM tốt


Cũng như các phần mềm khác, việc lựa chọn phần mềm CRM cũng cần phải dựa trên những tiêu chú cụ thể nhất định. Bởi đôi khi một phần mềm được đánh giá là rất tốt, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công trên mọi quy mô. Nhưng khi áp dụng vào doanh nghiệp của bạn lại gặp rất nhiều vấn đề, lỗ hổng rất lớn và thậm chí là phải tạm dừng không thể sử dụng được nữa. Nên một phần mềm được đánh giá là tốt ở doanh nghiệp này nhưng chưa chắc đã tốt cho doanh nghiệp bạn. Thay vào đó, bạn nên lựa chọn dựa trên những tiêu chí như sau.


1.    Phần mềm CRM đầy đủ các chức năng phục vụ cho nhu cầu sử dụng.
2.    Phần mềm CRM giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
3.    Phần mềm CRM có thời gian triển khai nhanh chóng, ai cũng có thể dùng.
4.    Các tính năng có khả năng mở rộng, nâng cấp một cách linh hoạt.
5.    Có thể sử dụng được ở mọi lúc mọi nơi, hỗ trợ trên nhiều nền tảng thiết bị.
6.    Có khả năng tích hợp được với các loại phần mềm khác một cách dễ dàng.
7.    Chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp và thời gian sử dụng lâu dài.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm CRM cho doanh nghiệp

Không thể phủ nhận được những lợi ích đầy thiết thực mà phần mềm CRM mang đến cho doanh nghiệp, người dùng. Hiện nay việc áp dụng phần mềm CRM trong kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng thu về được hiệu quả như mong muốn. Vì vậy, để có thể khai thác một cách hiệu quả nhất khi ứng dụng phần mềm CRM cho doanh nghiệp của mình bạn cần lưu ý đến những vấn đề như sau:

 

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm CRM cho doanh nghiệp


Thứ nhất: Chất lượng dữ liệu nhập vào phần mềm là điều rất quan trọng, bạn phải đảm bảo điều này ngay từ đầu. Có như vậy, hệ thống CRM mới có thể đưa ra được những phân tích, đánh giá chính xác nhất cho từng khâu cũng như các chiến dịch marketing phù hợp.


Thứ hai: Để đảm bảo về chất lượng dữ liệu thì khâu nhập dữ liệu cần phải đảm bảo tuyệt đối, kiểm soát chặt chẽ không để xảy ra sai sót. Bởi hệ thống tiếp nhận và xử lý thông tin dựa trên data nhập vào. Nếu data nhập sai thì các khâu tiếp theo đều sẽ cho ra những kết quả không đúng.


Thứ ba: Muốn việc chăm sóc khách hàng toàn diện được hiệu quả thì bạn không nên phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm. Ngoài việc sử dụng phần mềm còn phải củng cố, xây dựng đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng và cải thiện nghiệp vụ của nhân viên.


Thứ tư: Sử dụng phần mềm CRM hãy áp dụng cho cả các phòng ban khác, thay vì chỉ có phòng kinh doanh, marketing hay chăm sóc khách hàng. Như vậy, việc quản trị kinh doanh sẽ trở nên đồng bộ một cách dễ dàng hơn. Thêm vào đó, sự liên kết giữa các phòng ban sẽ trở nên chặt chẽ, khi cần chia sẻ thông tin cũng sẽ không mất nhiều thời gian.


Trên đây là 8 dấu hiệu cho thấy doanh nghệp cần phần mềm CRM trong quá trình quản lý, kinh doanh của mình. Những dấu hiệu trên là rất rõ ràng, ngoài ra rất có thể doanh nghiệp của bạn đã bỏ qua những cảnh báo này trong suốt thời gian qua. Vì vậy, cần phải đánh giá, xem xét một cách tổng thể để đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời nhất trong khâu quản lý của mình.