Góc tư vấn: Có nên mua phần mềm quản lý bán hàng không?

Góc tư vấn: Có nên mua phần mềm quản lý bán hàng không?

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ đã trở nên rất quen thuộc từ những shop, cửa hàng nhỏ lẻ cho đến các hệ thống showroom, siêu thị quy mô lớn ở nước ta trong suốt những năm vừa qua. Sự ra đời của công cụ này là điều tất yếu dưới tác động của thời đại công nghệ 4.0 trong lĩnh vực kinh doanh. Thay vì cách quản lý, vận hành truyền thống đã rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp đã “cải tiến” hệ thống quản lý bán hàng của mình theo cách này. Tuy nhiên, có nên mua phần mềm quản lý bán hàng không vẫn đề điều khiến nhiều người băn khoăn, lo lắng. Nhất là khi cơ sở kinh doanh của họ đã quá quen với cách vận hành, quản lý truyền thống được xây dựng từ trước đến nay.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh

Chúng ta vẫn thường nghe đến vai trò, lợi ích của việc áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng tại các cửa hàng, siêu thị, nhà hàng,… đang dần trở nên phổ biến hơn. Có thể dễ dàng thấy rằng dù hoạt động trong bất kì lĩnh vực kinh doanh nào, dù là “linh mới” hay đã người lâu năm trong nghề thì mỗi một ngày có rất nhiều công việc, thông tin hay con số cần chúng ta xử lý. Đối với cách quản lý, vận hành truyền thống thì lúc này những sổ sách, máy tính cầm tay hay nhập bảng execl sẽ là những giải pháp được áp dụng đầu tiên.

 

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh


Tuy nhiên, mỗi ngày với rất nhiều thông tin cần xử lý do đó lượng dữ liệu cần lưu trữ rất lớn. Điều này sẽ gây khó khăn nếu như bạn muốn tìm lại số liệu cách đây một thời gian, sẽ phải lục lại sổ sách rất vất vả. Mặt khác việc lưu trữ, thông kê thông tin, số liệu này trong kinh doanh không đơn thuần chỉ là để quản lý, kiểm soát công việc kinh doanh mà còn để nhận định và đưa ra các chiến lược hoạt động hợp lý nhất. Đây chính là lý do vì sao phần mềm quản lý bán hàng được ra đời và ngày càng có vai trò rất lớn trong kinh doanh.


Việc số hóa các công đoạn quản lý bán hàng thủ công bằng phần mềm chính xác là một sự “cải tiến” để nâng cao hiệu quả của thương hiệu, doanh nghiệp. Bởi việc quản lý bán hàng nếu như được vận hành một cách đảm bảo ngay từ đầu sẽ giúp việc kinh doanh trong từng công đoạn, chiến lược áp dụng sẽ tốt hơn rất nhiều. Điều quan trọng, chúng giúp chúng ta giảm sức người, giảm thời gian thậm chí là giảm thất thoát trong suốt quá trình kinh doanh. Trong thời đại cạnh tranh dưới sự ảnh hưởng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh chắc chắn là điều không thể phủ nhận.

Ưu điểm của việc mua phần mềm quản lý bán hàng

Để có thể đánh giá một cách khách quan nhất về tác dụng của phần mềm quản lý bán hàng, cũng như đưa ra câu trả lời cho vấn đề nên hay không nên sử dụng thì bạn phải biết được chúng đang sở hữu những ưu điểm nào. Đương nhiên, phần mềm quản lý bán hàng được chúng tôi đề cập đến trong bài ngày hôm nay là các loại mà bạn cần bỏ ra một khoản phí nhất định để có thể sử dụng. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng miễn phí nhưng chúng tồn động rất nhiều hạn chế, thậm chí vấn đề lưu trữ dữ liệu, bảo mật còn rất đáng quan ngại.


Trong khi đó việc mua phần mềm quản lý bán hàng, đặc biệt là những phần mềm đang được đánh giá tốt hiện nay sẽ mang đến rất nhiều “điểm cộng” trong suốt quá trình sử dụng như sau:

 

Ưu điểm của việc mua phần mềm quản lý bán hàng


+ Quy trình xử lý nhanh chóng, nhiều tiện ích: Đây chắc chắn là ưu điểm không thể bỏ qua khi nhắc đến các phần mềm quản lý bán hàng nói chung. So với cách quản lý truyền thống luôn mất nhiều thời gian để tổng hợp, ghi chép sổ sách thì chỉ với một vài thao tác đơn giản trên phầm mềm các dữ liệu đã được xử lý nhanh chóng.


+ Giảm nhân công, thời gian nhưng hiệu quả cao hơn: Việc mua phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp các bạn cắt bớt được rất nhiều vị trí nhân sự, đồng thời thời gian xử lý cũng sẽ được giảm xuống mức tối ưu nhất. Nhưng điều quan trọng hơn cả, hiệu quả trong việc quản lý bán hàng của bạn lại đạt hiệu quả cao hơn nhất là trong các vấn đề liên quan đến việc thất thoát sản phẩm.


+ Dữ liệu được quản lý đồng bộ, an toàn: Nếu là cách quản lý bán hàng cũ trước kia có lẽ bạn sẽ phải tốn biết bao nhiều là quyển sổ, hay mở biết bao trang tính Excel. Đặc biệt, số lượng này sẽ càng tăng lên khi quy mô của cửa hàng, siêu thị,… được mở rộng hơn. Nhưng với phần mềm quản lý bán hàng mọi dữ liệu đều được đồng bộ tại một chỗ duy nhất và tính bảo mật lại rất cao.


+ Dễ dàng quản lý, đánh giá nhân viên: Thông qua phần mềm không chỉ giúp việc quản lý kinh doanh được tốt hơn mà chúng ta còn có thể quản lý và đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân một. Tùy theo tính năng được tích hợp, các hoạt động của nhân viên sẽ được phần mềm ghi chép lại một cách đầy đủ để báo về hệ thống máy chủ.

Có nên mua phần mềm quản lý bán hàng hay không?

Với tầm quan trọng và những ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng trong các hoạt động kinh doanh mà chúng ta vừa tìm hiểu xong, có thể đánh giá rằng việc mua các loại phần mềm này thực sự mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực. Đặc biệt là khi thời đại công nghệ số bùng nổ, những cách quản lý, vận hành bán hàng truyền thống càng bộc lộ rất rõ những mặt hạn chế của mình. Thậm chí có những nhược điểm hoàn toàn không thể khắc phục được và đương nhiêu điều này sẽ gây nên ảnh hưởng nghiêm trọng đối với việc kinh doanh, buôn bán dù ở bất kì một quy mô nào đi chăng nữa.

 

Có nên mua phần mềm quản lý bán hàng hay không?


Dù bạn chỉ có một cửa hàng nhỏ, việc quản lý theo cách thức truyền thống sẽ khiến việc kiểm soát thông tin, doanh thu gặp rất nhiều sai sót và quan trọng hơn là dễ bị sai số. Khi cần đối soát lại cũng mất rất nhiều thời gian, tất nhiên bạn cũng có thể sử dụng Excel nhưng đòi hỏi cũng phải am hiểu các thuật toán và dành nhiều thời gian, cẩn thận hơn. Từ việc không nắm được những con số chính xác, những dư liệu cụ thể trong kinh doanh dẫn đến việc người chủ không có cái nhìn tổng thể và đưa ra được những giải pháp, chiến lược phát triển phù hợp.


Trong khi đó, việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng lại hoàn toàn ngược lại. Thậm chí, ở nhiều phần mềm dựa trên các tính năng báo cao, chăm sóc khách hàng được tích hợp còn giúp tối ưu hóa nhất về hiệu quả tăng thu giảm chi một cách tối đa nhất. Đây sẽ là nền tảng vững chắc đưa việc kinh doanh lên một bước chuyển mình mới. Chưa kể, các phần mềm quản lý bán hàng còn được nâng cấp, mở rộng với nhiều tính năng hơn trong suốt thời gian mà các bạn sử dụng.

Kinh nghiệm chọn mua phần mềm quản lý bán hàng

Nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng ngày một tăng cao, đồng thời khi ngày càng có nhiều đơn vị tham gia, đầu tư vào lĩnh vực này hơn nên hiện nay các bạn không chỉ có một vài phần mềm quản lý bán hàng để chọn mua cho mình. Tuy nhiên, có một điều các bạn cần phải lưu ý đó là không phải phần mềm quản lý bán hàng nào cũng thực sự phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Vì vậy, hãy áp dụng ngay những kinh nghiệm đầy hữu ích sau đây nhé.

Chọn mua phần mềm dễ dùng, dễ hiểu

 

Chọn mua phần mềm dễ dùng, dễ hiểu


Một trong những lý do khiến nhiều người ngại việc thay đổi từ cách truyền thống sang sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chính là sợ khó sử dụng, không hiểu cách vận hành của nó như thế nào. Hơn thế, tâm lý của nhiều người là chỉ cần nhắc đến “phần mềm” thôi là đã nghi đó là một cái gì đó rất khó rồi. Không phủ nhận rằng có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng chỉ giao diện không thôi đã khiến các bạn phải “choáng váng” rồi. Chính vì vậy, kinh nghiệm đầu tiên mà chúng tôi muốn gửi đến bạn là hãy lựa chọn mua loại phần mềm dễ dùng và dễ hiểu nhất cho mình. Như vậy, khi triển khai với nhân viên hay chính bản thân chúng ta sẽ không mất nhiều thời gian nữa.

Chọn mua phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng

 

Chọn mua phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng


Mỗi một phần mềm quản lý bán hàng khác nhau sẽ được tích hợp các công cụ, tính năng riêng biệt. Không nhất thiết phải đòi hỏi phần mềm mà bạn lựa chọn phải thật nhiều tính năng thì mới là tốt, bởi nếu nhiều nhưng lại không đáp ứng đầy đủ cho quy trình vận hành kinh doanh của bạn thì cũng nên loại bỏ. Nên kinh nghiệm tiếp theo được chúng tôi đưa ra chính là chọn mua phần mềm có khả năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng thực tế. Bạn cần phải phân tích, trải nghiệm xem phần mềm đó có phù hợp với mô hình kinh doanh của mình hay không.

Chọn mua phần mềm phù hợp với chi phí

 

Chọn mua phần mềm phù hợp với chi phí


Có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, các bạn không phải chi trả bất kì một khoản phí nào để có thể sử dụng. Tuy nhiên, như chúng tôi đã nói ở trên chúng không phải là một sự lựa chọn tốt chút nào. Nhưng bạn cũng nên cân nhắc rằng, không phải cứ phần mềm quản lý bán hàng nào có mức chi phí cao là sẽ đồng nghi với việc chúng tốt. Ngược lại, cũng đừng quá ham những phần mềm có mức giá rẻ đến bất ngờ. Tốt nhất mức chi phí nên lựa chọn phải phù hợp với mô hình và tiềm lực. Ví dụ, bạn mới kinh doanh, quy mô cũng chưa lớn thì cũng nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng có chi phí rơi vào khoảng trong tầm từ vài triệu đổ lại, có thể tầm 2 – 3 triệu/năm.

Chọn mua phần mềm có khả năng nâng cấp và mở rộng linh hoạt

Phần mềm quản lý bán hàng thuộc về các sản phẩm công nghệ, trong khi đó công nghệ là thứ sẽ phát triển liên tục. Sẽ có những sự thay đổi và mới mẻ, có thể phần mềm ở thời điểm lúc bạn chọn đã rất là hiện đại, đứng đầu. Nhưng nếu như không nâng cấp theo thời gian thì chúng rất nhanh chóng bị lỗi thời, không còn phù hợp thực tế. Chưa kể nếu quy mô kinh doanh của bạn mở rộng theo từng năm thì rất có thể nó không thể “gánh” được nữa. Vậy nên, chọn mua phần mềm thì nên ưu tiên loại có khả năng nâng cấp và mở rộng các tính năng một cách linh hoạt.

Một số sai lầm nên tránh khi mua phần mềm quản lý bán hàng

Trên thực tế, việc mua phần mềm quản lý bán hàng cũng không phải là điều quá khó khăn. Nhất là khi chúng ta có thể dễ dàng tham khảo thông tin trên mạng Internet. Chưa kể các đơn vị còn hỗ trợ sử dụng cũng như dành một khoảng thời gian trải nghiệm nhất định mà bạn không cần trả một đồng phí nào. Vì vậy, việc đánh giá phần mềm nào mới phù hợp, mới nên đầu tư cũng được giải quyết một cách nhanh chóng.


Tuy nhiên, không phải ai cũng có định hướng rõ ràng và đúng đắn khi bắt tay vào việc tìm kiếm và triển khai sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho mô hình kinh doanh của mình. Từ đó, dẫn đến việc gặp một số sai lầm dưới đây. 

 

Một số sai lầm nên tránh khi mua phần mềm quản lý bán hàng


+ Mua các thiết bị phần cứng trước: Phần lớn thói quen của mọi người là mua các thiết bị phần cứng phục vụ cho hoạt động kinh doanh như máy tính, máy POS, máy quét mã,… khi khi mua phần mềm. Tuy nhiên, đây lại là sai lầm rất lớn vì mỗi một phần mềm sẽ có những yêu cầu riêng biệt về thiết bị phần cứng tích hợp.


+ Đưa ra quá nhiều yêu cầu khi chưa thực sự hiểu mình cần gì và muốn gì: Bạn đưa ra rất nhiều yêu cầu khi tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng, thậm chí những yêu câu nghe có vẻ rất vĩ mô. Nhưng thực chất lại chưa thực sự hiểu mình cần gì và muốn gì ở việc sử dụng phần mềm đó.


+ Cho rằng càng nhiều tính năng thì sẽ càng tốt: Như đã đề cập đến ở phần trên, không phải cứ càng nhiều tính năng sẽ càng tốt và nên chọn. Tính năng nhiều nhưng không đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế của bạn cũng sẽ không giải quyết được gì. Hơn thế, tương đương với viếc tính năng nhiều thì chi phí cần bỏ ra cũng không nhỏ.


+ Chưa thực đánh giá đúng về hiệu quả của phần mềm: Hiệu quả khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là điều mà chúng ta thường xuyên đề cập đến. Tuy nhiên, nhiều người lại chưa nắm rõ về điều này đã vội vàng đi mua. Ít nhất bạn phải hiểu phần mềm này mang đến được những hiệu quả gì cho mô hình kinh doanh của bạn.


+ Không tính toán đến quy mô và sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp: Có thể phần mềm bạn lựa chọn lúc này là phù hợp nhưng khi quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lại thì lại là điều chưa chắc. Vì vậy, khi chọn lựa mua phần mềm nào cũng đừng quên kèm theo yếu tố này.


Một câu hỏi tưởng chừng rất đơn, “Có nên mua phần mềm quản lý bán hàng không?” lại có thể khiến nhiều người trong chúng ta phải “đau đầu” suy nghi, tính toán rất nhiều. Mong rằng với những chia sẽ trên đây của chúng tôi sẽ giúp các bạn có được những đánh giá đúng hơn về phần mềm quản lý bán hàng, đồng thời đưa ra quyết định chính xác về việc có nên sử dụng hay không. Đừng quên cập nhật thường xuyên để bổ sung cho mình những thông tin hữu ích nhất nhé.